タスク管理に求めるものは何か

どうも、フランクです。1日また1日と時間だけが過ぎているのはきっと時間泥棒が頑張り過ぎているからだと思います。
無駄に時間を過ごしてしまう、やりたかったことがキチンと終わらない。こんな状態を脱するためにもしっかりとしたタスク管理が必要です。
でも、タスク管理ってどうやるの。

タスク管理とは

タスク管理とは自分が何をしないといけないのか、今どうゆう状態であるかをわかる手段だと思います。

タスク管理を行わずに、机のうえにある書類の山の一番うえから仕事を片付けていったらどうなるでしょうか。書類の山は片付けられても、その日に本当に終わらせないといけない仕事が書類の一番下にあって、結局残業しないと行けなくなった。なんてことありませんか？

今抱えているプロジェクトのゴールはわかっているけれども、どこまで進んでいるか、誰に頼んだ仕事がどこまで進んでいるかわかっているでしょうか？
部下に任せているから大丈夫と思っていたら、締め切り間際になって、問題が発生していたことがわかった。
上司に頼んでいたクライアントとの打ち合わせの日程がいつまでたっても出てこないので、確認したら、打ち合わせするんだっけ？と言われ、打ち合わせの依頼すらしていないことがわかった。

こんなことってないでしょうか？
いやいや、そんなことすら覚えていなかったら社会人つとまらないよ。と思われるかもしれませんが、人間の脳にも容量があります。
余計なことに脳の容量を使うべきではありません。
そこでタスク管理の技術が活きてきます。

タスク管理をサポートするツール

タスク管理の技術と言いましたが、タスク管理を行うにあたり、自分を成長させるようなトレーニングを行う必要はありません。ツールを使って解決しましょう。
フランクは極度のめんどくさがりやです。やらなくて良いことはとことんやりたくありません。やらないといけないことも極力やりたくありません。モノやツールを頼ってそれらが解消するなら何でも使いたいわけです。

インターネットで打ち込んでもたくさんの情報が出てきます。

ただ、タスク管理で調べると大量に出てき過ぎてどれが良いのかさっぱりわからないと思います。実際フランクもどれが良いのかわからず、色々と手を出しました。

実際に使ってみた感想も踏まえて記していきます。

Taskchute Cloud

大橋悦夫さんが作成されたタスク管理ツール。TaskChute（今はTaskChute２）
このTaskChute２をj Matsuzakiさんが公式なWeb版で使える様に開発したされたものがTaskChute Cloudです。

TaskChute Cloudはこんなツール

1日どんなことをしていたかを記録するためのツールで、記録することにより、1日の生産性を上げるためのものです。単に次に行うタスクをのせておいて使用するものとは違うところが特徴です。

TaskChute Cloudの使い方

TaskChute Cloudを使伊方ですが、まず1日の全ての行動を入力します。
トイレに行くのも、ご飯食べるのも、通勤するのも、Youtubeを見てダラダラしている時も。全て入力します。

こうすることによって、自分の1日をどう過ごしているかを把握します。1週間試しにやって見てください。こんなことに自分は時間を割いていたのか、と悲しくなります。

朝7時に起きて、ベッドでゴロゴロYoutubeを10分見たら、「Youtubeを見る」開始時間7時、終了時間7時10分。
というように何をしたか、いつから始めたか、いつ終わったか。を入力します。
TaskChuteCloudでは開始時間と終了時間を入れると、実際にそれをしていた時間も表示されます。この場合ですと、10分ですね。

元々予定に入れるタスクの場合は見積時間をあらかじめ入れておくことができます。
例えば、朝ご飯は15分。通勤に1時間とかですね。

TaskChuteCloudの良いところ

実際に今でも使っているこのツールの感じる良いところです。

Web版のツールであること
開始時間がワンタッチで行える
終了時間もワンタッチで行える
実際の作業時間が自動で表示される
1日の作業終了時間が表示される
同じ内容の作業の平均時間を出してくれる
Evernoteにログを自動保存してくれる
繰り返しタスクの設定ができる

太字は特にフランクが、これは便利と思うモノです。

Web版のツールであること、これはどういうことかと言うと、パソコンでも使えるし、携帯でも使えるということ。
インターネットにさえ繋がっていれば、どんな端末からでも入力ができます。

例えば、仕事にいく前は家に置いているタブレットで行動を入力・今日のタスクの確認をする。
通勤中は携帯で電車に乗っている時間や、駅についてから会社までの徒歩の時間を入力する。
会社についてからは、会社のパソコンから会議の開始時間を入力したり、お昼休みの時間とったりする事ができます。

パソコンであれば、アプリもあるので専用アプリとしてインストールすることも出来ますが、クラウドサービスのため、通常のウェブブラウザからでも問題なく使うことが出来ます。
今は、コンプライアンスが厳しくなっており、会社のパソコンには余計なものはダウンロード・インストールができない。という職場でも問題なく使うことができます。

カレンダーアプリや、スケジュールアプリでも開始時間を入れておく事はできますが、元々予定していた時間と、実際に作業を開始した時間がずれることの方が多くないでしょうか？

13時から会議が入っていたけども、揃うのが遅くて会議の開始時間は13時10分だった。とか。
TaskChuteCloudでは、会議開始のタイミングで、開始のボタンを押すだけです。終了したときに同じように押せば、何分会議をしていたか勝手に入力してくれます。

これって地味ですが、すごく便利な機能です。
「ああ、だいたい30分ぐらいだったな。」ではなく、「38分かかっていたのか、いつもより8分も長引いている。原因は何だろうか」といつもの違いを感じることができます。

また、すべての作業はログとして残されており、同じ名前の作業であれば、平均時間を出すこともできます。
だいたい、何分ぐらい。ではなくって、毎日の業務日誌を作成する時間は27分。いちいち、毎日の業務日誌にかかった時間を計算しなくても、自動的に平均時間を出してくれます。
これってすごく便利な機能です。

TaskChute Cloudの良くないところ

使っている中で感じる良くないところもあげていきます。

固まる
携帯アプリが導入されない
費用が掛かる
ショートカットキーの改悪
俯瞰することが難しい

TaskChuteCloudは日々の細々した行動も全て入力して使うモノです。j Matsuzakさんは分単位での行動も入力するとおっしゃっています。

1日って1440分しかないのに、3分の空白が1日に10回もあれば、1日の中で30分が丸々消えてしまいます。
これでは、自分が1日にどんなふうに過ごしたかがわからなくなってしまいます。

なので、TaskChute Cloudには些細な行動も全て入力していきます。
全て入力していくのに、固まったらストレスが溜まってしまうのです。一日のタスク数が多くなると処理仕切れなくなって固まりやすいという話を聞いたことがありますが、本来の使い方を求めるのに、固まってしまうたびにページを更新しないといけないのは無駄であり、イライラの原因となります。

次に、携帯番のアプリがいつまで経っても実装されないところです。携帯からでもウェブを通じて使うことができるのですが、入力や振り返りの観点から見ても、専用のアプリがあるかないかで大きく違います。

携帯アプリについては、以前から開発を進めているという情報は出されていますし、昨年度はアプリ開発費用のためにクラウドファウンディングもされていました。にもかかわらず、今現在携帯アプリの開発が終わらないのはなぜでしょう？1日でも早いアプリの発表を祈るばかりです。

次に気になっているのが、全体的なスケジュールの確認がこのツールだけでは難しいということです。

ある1日のタスクは全て見ることができるのですが、ある1週間のタスクを確認することはできません。
例えば、「あのプロジェクトのキックオフミーティングはいつだったけな？」と思っても、検索をかけることができないので、1日ずつ見ていくしか方法がありません。

もちろん、Googleカレンダーに入れておくとかすれば解決するのですが、極度の面倒くさがりのフランクにはGoogleカレンダーに入力して、TaskChute Cloudにも入力して。という二重の入力をなんとしてでも避けたいのです。

2020年5月10日現在ですが、TaskChute CloudはIFTTTに対応していないので、Googleカレンダーに入力した内容をIFTTTを通じてTaskChute Cloudに自動的に入力される。と言った運用方法が取れません。手間。

最後に、ショートカットキーが改悪しました。
作業開始時間は2つ選ぶことが出来ます。「現在の時間」と「直前の終了時間」今までは、作業開始ボタンを押すと、直前の終了時間が自動的に入力されました。
（ここからはパソコン使い方です）
タスクを選んでいる状態で、「s」ボタンを押すと、「直前の終了時間」から「現在の時間」に変更してくれました。
これ、本当に便利だったんです。

運営サイドとしては、隙間時間も全て入力するから、直前の終了時間と現在の時間との切り替えのショートカットキーは不要という判断なのかもしれないのですが、非常に使い勝手の良かったショートカットキーだっただめ非常に残念です。